İzinsiz mail göndermek yasal mı? KVKK ve İYS kuralları

Ticari elektronik ileti, ticari amaçla gönderilen her türlü mail, kısa mesaj ve çağrıdır. Tanıtım, kampanya, kutlama ve hatırlatma bu kapsama girer. Belirleyici olan içeriğin reklam olup olmaması değil, gönderimin ticari amaç taşımasıdır.

Sipariş onayı, fatura bildirimi ve sözleşme gereği yapılan bilgilendirme bu kapsamda sayılmaz; onlar hizmetin kendisine ait bildirimlerdir.

Düzenleme tacir ve esnaf için ayrı bir kapı açıyor. Tacir ve esnafın iletişim bilgilerine önceden onay alınmadan ticari elektronik ileti gönderilebiliyor. Yani bir şirketin kurumsal adresine tanıtım maili atmak baştan yasak değil.

Bireysel alıcılarda durum tersine döner: önceden alınmış açık onay olmadan gönderim yapılamaz. Bir kişinin adı ve soyadıyla açılmış kişisel bir adres, şirket alan adında olsa bile dikkatli değerlendirilmelidir.

Her iki durumda da red hakkı mutlaktır. Alıcı çıkmak istediğini bildirdiği anda gönderim durur ve bu kayda geçer.

İleti Yönetim Sistemi, onay ve red kayıtlarının tutulduğu merkezi sistemdir. Gönderen taraf onayları buraya yükler, alıcılar buradan çıkabilir.

Önemli olan nokta ispat yüküdür: bir şikayet durumunda onayın varlığını kanıtlamak gönderen tarafın işidir. Kayıt tutmadan gönderilen ileti, onay alınmış olsa bile savunulamaz.

İletişim bilgisi kişisel veridir. Bunu toplamanın ve kullanmanın bir hukuki sebebi olmalıdır; iş amaçlı iletişimde meşru menfaat bu sebeplerden biri olarak değerlendirilebilir.

Pratikte üç şey beklenir: veriyi nereden aldığınızı söyleyebilmek, ne amaçla kullandığınızı açıklamak ve silinmesini isteyen kişinin talebini yerine getirmek. Bu üçü sağlanmadan yürütülen gönderim savunulabilir değildir.

Kurala aykırı gönderim idari para cezasına bağlanmıştır ve ceza her bir ileti üzerinden değil, aykırılık üzerinden uygulanır; toplu gönderimlerde üst sınır yükselir. Güncel tutarlar her yıl yeniden değerleme oranıyla değiştiği için rakamı ilgili bakanlığın kendi duyurusundan doğrulayın.

Şikayetlerin büyük kısmı çıkmak isteyip çıkamayan alıcılardan geliyor. Yani en sık ceza sebebi izinsiz göndermek değil, çıkma talebini işlememek.

Alıcı Avrupa Birliği ülkesindeyse orada da benzer bir çerçeve var ve iş amaçlı iletişimde meşru menfaat dayanağı kullanılabiliyor. Beklenen şey aynı: kendinizi tanıtın, veriyi nereden aldığınızı söyleyin, çıkma yolu sunun.

Almanya gibi bazı ülkelerde kurallar daha sıkı uygulanıyor ve reklam niteliğindeki maillerde önceden onay aranabiliyor. O pazara yazacaksanız metni bilgilendirme tonunda tutmak hem hukuken hem sonuç olarak daha güvenli.

Kurumsal adrese, isimle, kim olduğunuzu açıkça yazarak, tek bir soruyla ve çıkma yolu sunarak gönderilen mail hem kurallara uyar hem en yüksek cevap oranını alır. Kuralların istediği şeyle iyi satışın istediği şey burada örtüşüyor.

Pocufy bu çerçeveyi akışın içine koyar: gönderim kurumsal adreslere yapılır, her maile çıkma yolu eklenir, çıkan kişi listeden otomatik çıkarılır ve gönderim kaydı tutulur. Metin size gösterilir, son onay sizde kalır.