Wie baut man einen Kundenstamm auf?
Der Kundenstamm lebt in einer Tabelle, nicht im Kopf. Wie man ihn anlegt und verhindert, dass er verrottet.
aktualisiert · 2026-09-19
Wie baut und pflegt man einen Kundenstamm?
Ein Kundenstamm ist die geordnete Aufzeichnung der Unternehmen, mit denen Sie arbeiten und arbeiten könnten. Die Reihenfolge: bestehende Kunden in eine Tabelle schreiben, ihre gemeinsamen Merkmale herausarbeiten, dann passende neue Unternehmen in dieselbe Tabelle aufnehmen. Ein Kundenstamm ist keine Kontaktliste, sondern die Aufzeichnung, warum Sie wen angesprochen haben.
Kurz gefasst
- Er beginnt bei den bestehenden Kunden, nie bei einer gekauften Liste.
- Jede Zeile enthält Unternehmen, Person, Kontaktweg, Quelle und letztes Kontaktdatum.
- Den Wert bestimmt die Aktualität der letzten Kontakte, nicht die Zeilenzahl.
- Ein seit sechs Monaten unberührter Eintrag gehört ins Archiv, nicht in den Stamm.
Was ein Kundenstamm ist
Es ist die einheitliche Aufzeichnung der Unternehmen, die bei Ihnen kaufen, und derer, die es könnten. Denken Sie daran wie eine Bank an ein Portfolio: Bestände, die man hält und regelmäßig durchsieht.
Der Unterschied zur Kontaktliste ist die Tiefe. Eine Liste hat Namen und Nummer. Ein Stamm hat zusätzlich den Grund der Ansprache, den letzten Gesprächsstand und den nächsten Schritt.
Von null aufbauen
Legen Sie eine Tabelle mit acht Spalten an. Mehr Spalten wirken im ersten Monat verlockend, aber eine Spalte, die niemand füllt, bringt die Tabelle zu Fall.
- Firmenname und Website.
- Branche, Mitarbeiterzahl, Stadt.
- Person: Name, Funktion, E-Mail.
- Quelle: woher dieses Unternehmen stammt.
- Stufe: wo im Trichter es steht.
- Letztes Kontaktdatum und Gesprächsinhalt.
- Nächster Schritt und sein Datum.
- Notizen: Preisempfindlichkeit, bestehender Lieferant, Saisonalität.
Die Beschreibung aus bestehenden Kunden ableiten
Die ersten Zeilen sind keine Interessenten, sondern Ihre heutigen Kunden. Schreiben Sie Ihre fünf zufriedensten auf und beantworten Sie vier Fragen: welche Branche, wie viele Mitarbeitende, welche Stadt, wer hat zugesagt.
Diese vier Antworten werden zum Filter für alles Weitere. Ohne Filter macht jede neue Zeile die Tabelle voller und unbrauchbarer.
Pocufy
Den Teil dieser Schritte, der sich jede Woche wiederholt, übernehmen drei Agenten: Zielgruppe ableiten, Liste aufbauen, jede E-Mail auf die Person zuschneiden und die Antwort verfolgen.
Wie man ihn lebendig hält
Nehmen Sie sich eine Stunde pro Woche und tun Sie nur zwei Dinge: zu Einträgen zurückkehren, deren letzter Kontakt über dreißig Tage her ist, und alles über sechs Monate archivieren.
Das ist der einzige Grund, warum Kundenstämme sterben: Niemand kehrt zu alten Zeilen zurück, die Tabelle wächst, und irgendwann öffnet sie keiner mehr. Archivieren ist kein Verlust, sondern die Voraussetzung dafür, den Rest wirklich zu sehen.
Versicherung, Immobilien, Beratung
In diesen drei Bereichen steht die Person im Mittelpunkt, nicht das Unternehmen. Die Spalten bleiben gleich, nur wird das Schlüsseldatum zum Verlängerungsdatum: Policenende, Mietvertragsende, Vertragsmonat.
Diese Spalte ist das wertvollste Feld der Tabelle. Eine Mail einen Monat vor der Verlängerung bringt mehr Geschäft als Dutzende über das Jahr verteilte.
Häufige Fragen
Anfangs nicht. Bis hundert Zeilen genügt eine Tabelle, und wer die Tabelle nicht öffnet, öffnet auch die Software nicht. Der Wechsel lohnt ab einigen hundert Zeilen oder sobald mehrere Personen denselben Eintrag berühren.
Nein. Eine gekaufte Liste ist eine Quelle, kein Stamm, weil die Begründung fehlt. Zudem funktioniert ein erheblicher Teil der Adressen nicht mehr, was Ihre Zustellbarkeit beschädigt.
So viele, wie Sie jede Woche wirklich bearbeiten können. Für eine Person sind das meist hundert bis zweihundert. Ein Stamm mit tausend Zeilen bringt weniger als einer mit dreißig.
Pocufy
Statt alles von Hand zu machen, probieren Sie es: Website-Link eingeben, erste Kundenliste in zehn Minuten.
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