Wie schreibt man eine geschäftliche E-Mail?
Vom Betreff bis zur Signatur: die Fassung, die tatsächlich beantwortet wird. Mit drei Vorlagen zum Kopieren.
aktualisiert · 2026-09-19
Wie schreibt man eine geschäftliche E-Mail und wie beginnt sie?
Eine geschäftliche E-Mail behandelt ein Thema und sagt klar, was der Empfänger tun soll. Die Reihenfolge: Betreff benennt die Aufgabe, die ersten beiden Sätze sagen, wer Sie sind und warum Sie schreiben, in der Mitte steht eine einzige Bitte, am Ende ein Datum. Alles über sechs Sätze wird aufgeschoben, und Aufgeschobenes wird vergessen.
Kurz gefasst
- Der Betreff beschreibt die Aufgabe, er weckt keine Neugier.
- Satz eins sagt, wer Sie sind; Satz zwei, warum Sie genau dieser Person schreiben.
- Eine E-Mail, eine Bitte. Zwei Bitten teilen die Antwort und verzögern beide.
- Nennen Sie ein Datum: „bis Freitag" wird schneller beantwortet als „zeitnah".
Was macht eine E-Mail geschäftlich?
Eine geschäftliche E-Mail wird im Namen eines Unternehmens geschrieben, um eine Aufgabe voranzubringen. Der Unterschied zur privaten Mail ist nicht der Ton, sondern der Aufbau: Der Empfänger muss verstehen, worum es geht, ohne bis zum Ende zu lesen.
Die Information folgt deshalb der umgekehrten Pyramide. Der wichtigste Satz steht vorn, die Erklärung folgt. Die Bitte im letzten Absatz zu verstecken ist der häufigste Grund für späte Antworten.
Wie beginnt eine geschäftliche E-Mail?
Sprechen Sie die Person mit Namen an. Wenn Sie den Titel nicht kennen, reicht Vor- und Nachname. Eine Mail, die mit „Sehr geehrte Damen und Herren" beginnt, wird am häufigsten ungelesen geschlossen.
Der erste Satz leistet zweierlei: Er sagt, wer Sie sind, und warum Sie ausgerechnet diese Person anschreiben. Wer die Frage „warum ich" nicht in drei Zeilen beantwortet, ist von einem Massenversand nicht zu unterscheiden.
- Guten Tag Frau Berger, mein Name ist Mert von Pocufy.
- Ich schreibe, weil ich Ihre neue Ausschreibung im Export gesehen habe.
- Wir haben dieselbe Arbeit für drei Unternehmen Ihrer Größe gemacht.
- Hätten Sie diese Woche fünfzehn Minuten Zeit?
- Freundliche Grüße, Mert Yilmaz, Pocufy, +90 212 000 00 00
Was gehört in den Betreff?
Der Betreff ist eine Zusammenfassung, keine Überschrift. Im Posteingang sieht der Empfänger nur diese Zeile und entscheidet dort über das Öffnen. Die besten sind kurz und konkret: „Zu Ihrer Exportausschreibung", „Angebot: 200 Stück", „Drei Fragen vor Donnerstag".
Großbuchstaben, Ausrufezeichen und das Wort „dringend" erhöhen die Öffnungsrate nicht. Sie erhöhen die Wahrscheinlichkeit, im Werbeordner zu landen.
Pocufy
Den Teil dieser Schritte, der sich jede Woche wiederholt, übernehmen drei Agenten: Zielgruppe ableiten, Liste aufbauen, jede E-Mail auf die Person zuschneiden und die Antwort verfolgen.
Drei Vorlagen zum Kopieren
Diese drei decken die meisten geschäftlichen E-Mails ab. Ersetzen Sie die Klammern und verschicken Sie die Vorlage nie unverändert: Mindestens ein Satz muss diesem Unternehmen gehören.
- Vorstellung: „Guten Tag [Name], mein Name ist [Name] von [Firma]. Ich schreibe, weil [konkrete Beobachtung]. [Ein Satz zu Ihrer Leistung.] Hätten Sie diese Woche fünfzehn Minuten?"
- Anfrage: „Guten Tag [Name], zwei Fragen zu [Thema]: [Frage 1], [Frage 2]. Wenn Sie bis Freitag antworten können, plane ich entsprechend."
- Erinnerung: „Guten Tag [Name], ich komme auf meine Mail vom [Datum] zu [Thema] zurück. Ist das noch aktuell, oder soll ich es schließen?"
Sechs Fehler, die Antworten kosten
Diese sechs erklären den größten Teil des Schweigens, das man dem Zufall zuschreibt.
- Zwei verschiedene Bitten in einer Mail.
- Die Bitte erst im letzten Absatz.
- Ein Anhang ohne Erklärung.
- Eine Signatur, aus der nicht hervorgeht, wer schreibt.
- Kein Datum, bis wann eine Antwort gebraucht wird.
- Mehrere Personen in Kopie, die nicht gebraucht werden.
Häufige Fragen
Vier bis sechs Sätze decken die meisten Anliegen ab. Wird mehr gebraucht, teilen Sie: kurze Mail, ausführliches Dokument im Anhang. Lange Mails werden nicht gelesen, Anhänge schon.
Mit dem, was Sie brauchen, und bis wann. „Bis Freitag" statt „zeitnah" verkürzt die Antwortzeit messbar.
Nach drei bis fünf Werktagen, einmal. Die Erinnerung wiederholt die erste Mail nicht, sie bringt etwas Neues oder macht die Bitte kleiner. Nach der dritten Erinnerung sind Sie das Problem.
Pocufy
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