Müşteri portföyü nasıl oluşturulur?

Portföy, sizinle iş yapan ve yapabilecek şirketlerin tek bir yerde tutulan kaydıdır. Kelime bankacılıktan gelir; oradaki anlamı da aynıdır: elinizde tuttuğunuz ve düzenli olarak gözden geçirdiğiniz varlıklar.

Portföyle basit bir kişi listesi arasındaki fark kayıt derinliğidir. Listede ad ve numara vardır. Portföyde ayrıca o şirkete neden yazdığınız, en son ne konuşulduğu ve bir sonraki adımın ne olduğu yazar.

Yeni bir tablo açın ve sekiz sütunla başlayın. Daha fazla sütun eklemek ilk ayda cazip gelir, ama doldurulmayan sütun portföyü çürütür.

Portföyün ilk satırları yeni adaylar değil, mevcut müşterilerinizdir. En memnun beş müşterinizi yazın ve dört soruyu cevaplayın: hangi sektördeler, kaç kişiler, hangi şehirdeler, içlerinde kim karar verdi.

Bu dört cevap, portföye ekleyeceğiniz yeni şirketlerin süzgecidir. Süzgeç olmadan eklenen her satır, portföyü kalabalıklaştırır ve hiçbirine gerçekten dönülmez.

Haftada bir saat ayırın ve yalnızca iki şey yapın: son temas tarihi otuz günü geçen kayıtlara dönün, altı ayı geçenleri arşive alın.

Portföyün ölmesinin tek sebebi budur: kimse eski satırlara dönmez, tablo büyür ve bir noktada kimse açmaz. Arşivlemek kayıp değil, kalanları gerçekten görmenin yoludur.

Bu üç işte portföy daha çok kişi üzerine kuruludur, şirket üzerine değil. Sütunlar aynı kalır, yalnızca "şirket" yerine kişi ve ihtiyacın yenilenme tarihi yazılır: poliçe bitiş tarihi, kira sözleşmesi bitişi, sözleşme yenileme ayı.

Bu tarih sütunu portföyün en değerli alanıdır. Yenilenme tarihinden bir ay önce atılan tek bir mail, yıl boyunca atılan onlarca mailden daha çok iş getirir.