Firma tanıtım maili nasıl yazılır?

Tanıtım maili, sizi tanımayan bir şirkete ilk kez yazdığınız ve ne iş yaptığınızı anlattığınız mailtir. Bülten değildir; tek bir kuruma, çoğunlukla tek bir kişiye yazılır.

Adı yanıltıcıdır. İşe yarayan tanıtım maili aslında çok az tanıtım içerir. Alıcı sizi merak etmiyor, kendi sorununu çözecek bir şey arıyor. Metin bu sırayı kabul ettiğinde cevap almaya başlar.

Aşağıdaki dört parça, tanıtım mailinin tamamıdır. Her parça bir ya da iki cümle uzunluğundadır.

"Merhaba Kemal Bey, Bursa'daki ikinci tesisinizin açılışını duyurduğunuzu gördüm. Biz ambalaj hattı kuran bir firmayız. Geçen yıl benzer büyüklükte bir tesiste devreye alma süresini altı haftadan üçe indirdik. İkinci tesisin hattını planlarken faydalı olabilecek iki noktayı on beş dakikada anlatabilirim, bu hafta uygun musunuz?"

Metin dört cümledir, hiçbir cümlesi şirket tarihçesi anlatmaz ve tek bir şey ister. Aynı metni başka bir şirkete olduğu gibi gönderemezsiniz; bu da doğru yazıldığının kanıtıdır.

İlk maile eklenmez. Ek dosya taşıyan ilk mail hem tanıtım klasörüne düşmeye daha yatkındır hem de alıcıya "bunu okumam gereken bir iş var" hissi verir.

Doğru sıra şudur: ilk mail ilgi ölçer, ilgi gelirse ikinci mail belgeyi taşır. Böylece belgeyi yalnızca okuyacak kişilere göndermiş olursunuz.

Haftada otuz ila elli şirket, tek kişinin elle sürdürebileceği üst sınırdır. Bunun üstüne çıkıldığında metin kalıplaşır, kalıplaşan metnin cevap oranı hızla düşer.

Sayıyı artırmak istiyorsanız kişiselleştirmeyi elden bırakmadan artırmanın tek yolu, her şirkete ait bilgiyi toplama işini yazılıma devretmektir. Pocufy bu adımı üstlenir: şirketi okur, bağlantı cümlesini kendisi yazar, son onayı size bırakır.