Anschreiben an Kunden: 10 Vorlagen zum Kopieren
Von der Erstansprache bis zur höflichen Absage. Kopieren, Klammern füllen, senden — die Klammern sind der ganze Punkt.
aktualisiert · 2026-09-20
Wie sieht ein gutes Kundenanschreiben aus?
Ein funktionierendes Anschreiben hat vier Teile: eine Betreffzeile unter sechs Wörtern, einen ersten Satz mit einer konkreten Beobachtung zum Unternehmen des Empfängers, zwei bis drei Sätze zu Ihrem Angebot und genau eine Frage am Schluss. Die zehn Vorlagen unten wenden diese Form auf zehn Situationen an. Sie sind kopierfertig, sobald Sie die eckigen Klammern mit etwas Aktuellem füllen.
Kurz gefasst
- Jedes Anschreiben hat vier Teile: Betreff, unternehmensbezogener Einstieg, Angebot, eine Frage.
- Betreffzeilen mit dem Firmennamen des Empfängers heben die Öffnungsrate messbar.
- Über sechs Sätze wird zurückgestellt, und Zurückgestelltes wird vergessen.
- Fragen Sie nach genau einer Sache. Zwei Fragen machen aus einer Antwort eine Aufgabe.
Die Form hinter allen zehn
Betreff: unter sechs Wörtern, sagt den Anlass. Erster Satz: etwas, das diese Woche über dieses Unternehmen stimmt. Text: zwei bis drei Sätze zum Angebot. Schluss: eine Frage.
Füllen Sie jede Klammer. Eine ungefüllte Vorlage ist ein Standardschreiben, und Standardschreiben sind der Grund für den Ruf der Kaltakquise.
1. Erstansprache ohne Vorkontakt
Betreff[Firma] — [Thema in einem Satz]
Guten Tag [Name], mir ist bei [Firma] aufgefallen, dass [konkrete Beobachtung: Stellenanzeige, neuer Standort, neues Produkt]. Wir unterstützen [ähnlicher Unternehmenstyp] bei [konkretes Ergebnis]. Ob es bei Ihnen dieselbe Stelle gibt, weiß ich nicht — hätten Sie nächste Woche fünfzehn Minuten?
2. Firmenvorstellung
Betreff[Ihr Unternehmen] — [was Sie tun]
Guten Tag [Name], wir arbeiten mit Unternehmen aus [Branche] an [Leistung]. Für [vergleichbarer Kunde] hat das [konkretes Ergebnis] bedeutet. Soll ich Ihnen eine zweiseitige Zusammenfassung schicken, oder wäre ein kurzes Gespräch einfacher?
3. Angebot senden
Betreff[Firma] Angebot — [Projektname]
Guten Tag [Name], das Angebot zu [besprochener Leistung] liegt bei. Kurz: [Umfang] für [Betrag], Lieferung in [Zeitraum]. Gültig bis [Datum]. Gibt es im Umfang etwas, das Sie geändert haben möchten?
4. Erste Nachfassnachricht
Betreffre: [ursprünglicher Betreff]
Guten Tag [Name], ich hatte letzte Woche zu [Thema] geschrieben. Vermutlich kam es zu einem ungünstigen Zeitpunkt — kein Problem. Eine Frage: liegt das bei Ihnen, oder sollte ich mich an jemand anderen wenden?
5. Abschließende Nachricht
Betreffich schließe das ab
Guten Tag [Name], ich schließe das Thema ab und schreibe nicht weiter. Falls [Problem] später aufkommt, genügt eine Antwort auf diese Nachricht. Alles Gute.
Pocufy
Den Teil dieser Schritte, der sich jede Woche wiederholt, übernehmen drei Agenten: Zielgruppe ableiten, Liste aufbauen, jede E-Mail auf die Person zuschneiden und die Antwort verfolgen.
6. Termin vorschlagen
Betrefffünfzehn Minuten am [Tag]?
Guten Tag [Name], fünfzehn Minuten reichen für [Thema]. Passt [Tag] um [Uhrzeit] oder [Tag] um [Uhrzeit]? Wenn nicht, nennen Sie mir eine Stunde und ich richte mich danach.
7. Gesprächsnotiz nach dem Termin
Betreff[Datum] — Zusammenfassung
Guten Tag [Name], die Zusammenfassung von heute: [Thema], [Entscheidung], [offene Frage]. Auf meiner Seite liefere ich [Ergebnis] bis [Datum]. Können Sie mir für [Ihr Punkt] ein Datum nennen?
8. Antwort auf einen Preiseinwand
Betreff[Projekt] — zum Preis
Guten Tag [Name], ich verstehe den Einwand. Zwei Möglichkeiten: mit [reduzierter Umfang] liegen wir bei [niedrigerer Betrag], oder wir behalten den Umfang und teilen ihn in [Zahlungsweise]. Was passt Ihnen besser?
9. Antwort auf eine Absage
Betreffre: [Thema]
Guten Tag [Name], danke für Ihre Rückmeldung, das ist nicht selbstverständlich. Eine Frage, wenn Sie erlauben: lag es am Budget, am Zeitpunkt oder am Ansatz selbst? Das hilft mir, den richtigen Moment zu treffen, falls es später passt.
10. Ehemaligen Kunden wieder ansprechen
Betreff[Firma] — lange her
Guten Tag [Name], zuletzt haben wir [Datum] an [Projekt] gearbeitet. Seitdem ist bei uns [Änderung] dazugekommen. Steht bei [Firma] gerade [vermutete Entwicklung] an? Wenn nicht, melde ich mich nicht weiter.
Drei Regeln beim Versand
Füllen Sie die Klammern mit etwas, das diese Woche stimmt. Ein Bezug auf eine ein halbes Jahr alte Meldung wirkt schlechter als gar kein Bezug.
Senden Sie denselben Text nicht am selben Tag an viele Empfänger. Anbieter erkennen identische Texte, und ab einer Schwelle geht der ganze Versand in den Spam.
- Betreff unter sechs Wörtern.
- Im ersten Satz über das Unternehmen des Empfängers schreiben, nicht über sich.
- Vier bis sechs Sätze insgesamt.
- Mit genau einer Frage enden.
- Signatur: Name, Funktion, Unternehmen, Telefon.
Häufige Fragen
Vier bis sechs Sätze. Es muss auf einem Telefonbildschirm enden. Wenn mehr nötig ist, gehört es in den Anhang und nicht in den Text.
Sie entscheidet, ob der Rest gelesen wird. Kurz schlägt originell, und der Firmenname des Empfängers hebt die Öffnungsrate, weil die Nachricht nicht nach Massenversand aussieht.
Zweimal, dann eine abschließende Nachricht. Das erste Mal nach drei bis fünf Arbeitstagen, das zweite eine Woche später. Danach wird aus Nachfassen Druck.
Den ersten Satz ja, dort liegt die gesamte Wirkung. Der Rest kann gleich bleiben. Der Einstieg kostet etwa zehn Sekunden pro Nachricht und entscheidet über Antwort oder Papierkorb.
Pocufy
Statt alles von Hand zu machen, probieren Sie es: Website-Link eingeben, erste Kundenliste in zehn Minuten.
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